導入LINE官方帳號+智慧儀錶板,每單節省50%處理時間,掉單率降至趨近於零
「追蹤性、可控性變好了，業務心裡也有底，知道目前處理進度，內心更安定。」泰竣包裝材料企業有限公司數位轉型推動者郭晉綸自信地分享他對數位轉型的觀察。「過去我們把太多時間花在群組訊息的追蹤確認上，現在，自動化讓我們能真正專注在客戶服務與產品品質上。」
泰竣包裝材料企業有限公司數位轉型推動者郭晉綸 從七個群組到資訊孤島：泰竣的數位革命
泰竣包裝材料企業有限公司創立於民國八十一年，是高屏地區第一家通過 ISO認證的專業包裝材料公司。在地深耕 30多年，服務近萬間客戶，業務範圍涵蓋整個高屏地區，主要提供產品包裝材料、包裝機械及維修等服務。目前團隊 15人，其中包含 5名業務，以及負責內部協調的採購與業助各一人。 然而，隨著客戶數量增長至萬間規模，傳統的 LINE群組溝通模式逐漸成為營運瓶頸。郭晉綸回憶 :「公司約有 7個群組，包括詢價群組、訂單群組、付款群組、貨品催交群組等，每天一個群組就有 60-70個訊息，特別是訂單群組和詢價群組。」 更嚴重的是， LINE沒有完善的記錄機制，負責同仁忙碌時未能及時讀取訊息，就會被大量新訊息掩蓋。「最誇張的一次，訂單已經下了一個月，但因為被忽略，一個月後才發現，只能緊急處理。」郭晉綸坦言，這種「漏單」情況不僅造成客戶困擾，也嚴重影響公司信譽。 對業務而言，碎片化的訊息回覆更是一大痛點。「以前業務提出詢價，過了兩三天如果還沒得到回覆，他們不知道採購是不是已經在處理，還是訊息被漏掉，只能一直追問。」這不僅增加額外的溝通成本，也讓報價時間延遲，影響客戶滿意度。 至於採購與業助，則必須在群組看到業務提問後，先用白紙記錄下來，等處理完再回到群組回覆，還要不斷往上滑動確認有無遺漏的訊息，工作流程既繁瑣又容易出錯。
智慧儀錶板驅動效率，LINE官方帳號終結資訊混亂
「我一直想推動公司的自動化或智慧化，讓內部流程跳脫土法煉鋼的方式，同時建立一個防呆機制防止漏單。」透過朋友推薦，郭晉綸參與了中小企業數位轉型輔導計畫。 輔導團隊在初次診斷時發現，泰竣的核心問題在於「使用過多群組溝通導致資訊混亂」以及「缺乏統一的記錄與追蹤機制」。加上公司使用的 ERP系統相對封閉，難以進行資料串接，因此決定採用更靈活的解決方案。 導入的核心工具，是利用 Google Sheets 與 Apps Script建立統一的智慧儀錶板 ，並透過 LINE 官方帳號 自動化整理資料、傳送資訊。現在，業務可透過官方帳號填寫詢價單和內洽單、查詢進度、即時取得 Top 10熱門商品資訊。採購及業助則轉為關注儀錶板，在上面更新處理進度與回覆訊息，如需更細節的溝通再透過 LINE與業務確認。 系統還設計了「超過 3 天自動標色提醒」功能，確保沒有任何訂單被遺漏。整個導入過程約一個月完成。郭晉綸坦言 : 「最大的挑戰就是使用習慣改變，一開始內部有點反彈，因為跟同仁原本習慣不同。」
量化成效：數位轉型下的成功關鍵
自從導入智慧儀錶板與 LINE官方帳號後，成效斐然 :效率大幅提升 每張詢價單或內洽單的處理時間縮短 50%。採購與業助不再需要用白紙抄寫，也不用在多個群組間來回切換確認訊息。 掉單率趨近於零 郭晉綸強調 :「現在只要有單，基本上不會 miss。」過去發生數次的漏單情況，現在幾乎不再發生。 溝通成本大幅降低 業務原本需要追蹤 10件訂單進度，現在只需要追問約 3件。「因為可以直接查詢單狀態，看到『處理中』就會比較安心地等結果，不用一直問。」 可追蹤性與可控性提升 業務能隨時查詢每月 Top 10熱門商品、詢價進度、訂單交期，心裡有底。採購則表示 :「以前要去群組抄下來回答，還要往上滑確認有沒有漏單，現在只要看 Google Sheets就很清楚。」 「每天的單量不同，但節省的工時對內勤來說真的滿多的。」郭晉綸總結道。
傳統產業邁向智慧化的第一步
泰竣包裝材料以包裝材料與機械服務為核心，透過本次數位轉型，展現了傳統中小企業的韌性與創新潛力。他們的成功，不僅依賴於導入新工具，更得益於團隊願意突破舒適圈、擁抱改變的決心。 「傳統產業邁向智慧化的第一步，一定會有衝突，但我們看到了很多可行性。」郭晉綸展望未來，希望能讓 LINE官方帳號與系統結合得更好，例如業務可以直接轉傳訊息到官方帳號，讓系統自動辨識處理，讓業務工作更加便利。 隨著數位化基礎的穩固，泰竣包裝材料將持續以創新精神，推動包裝材料產業的發展，並為其他傳統產業的數位轉型提供最佳典範。
公司基本資料
泰竣包裝材料企業有限公司創立於民國八十一年,是高屏地區第一家通過ISO認證的專業包裝材料公司。在地深耕30多年,服務近萬間客戶,業務範圍涵蓋整個高屏地區,主要提供產品包裝材料、包裝機械及維修等服務。
現況挑戰
業務、業助、採購三方使用多個群組進行溝通導致資訊混亂、容易錯漏，導致掉單
企業AI應用重點
本專案成功導入以 MAKE 為核心的自動化工具，串接 LINE OA 與 Google Sheets。
AI應用後說明
效率大幅提升: 每張詢價單或內洽單的處理時間縮短50%。採購與業助不再需要用白紙抄寫,也不用在多個群組間來回切換確認訊息。
